Společnost Tescan Orsay se řadí mezi přední globální výrobce elektronových mikroskopů. Působí ve čtrnácti pobočkách po celém světě, mezi kterými denně proudí velké množství dat. A právě tady nastal ten zádrhel – data nebyla strukturovaná. Chyběl jim jednotný formát, což komplikovalo jejich zpracování. Abychom zaměstnancům ušetřili čas a uvolnili jim ruce, navrhli jsme přehledný a automatizovaný systém, který tok dat sjednotil a připravil firmu na další růst. Pojďme si spolupráci představit detailněji.

Od tabulek k systému, který šetří čas 

Zatímco Tescan Orsay začal rozšiřovat své aktivity, finanční a controllingové týmy čelily problémům s manuálním sběrem dat. Není dlouhodobě udržitelné zpracovávat data ze čtrnácti poboček ručně – takový přístup zpomaluje práci a zvyšuje chybovost.

Ze všeho nejdřív nás čekal hloubkový audit. Potřebovali jsme zjistit, jakým způsobem probíhá každodenní práce s daty. Díky tomu jsme odhalili několik nedostatků:

• Výstupy existovaly v různých formátech (e-maily, sdílené dokumenty, excelové tabulky…)
• Často se objevovaly duplicitní záznamy
• Manuální zpracování bylo časově náročné
• Vysoké riziko chybovosti
• Automatizace dat byla takřka nemožná
• Obtížná komunikace mezi týmy

Následně jsme se pustili do práce. Potřebovali jsme vytvořit řešení, které sjednotí všechny podklady do standardizovaného formátu a automaticky je uloží na vyhrazené úložiště.  Klíčové bylo zpřístupnit data v cloudové databázi Snowflake a zajistit, aby k nim zaměstnanci měli snadný přístup i přes nástroje jako Power BI od Microsoftu. Výsledné řešení jsme zároveň otestovali v provozu, a to na dvou pobočkách – v Česku i v USA.

Tím naše práce ovšem neskončila. V Gauss Algorithmic totiž víme, že každé řešení je tak dobré, jak dobře s ním umí lidé pracovat. Připravili jsme proto pro finanční tým Tescan Orsay workshop, na kterém jsme si všechno ukázali v praxi.

Co bylo výsledkem naší spolupráce?

Navržené řešení není jen krokem k aktuálnímu zefektivnění datových procesů, ale především pevnou základnou pro budoucí růst firmy. Tescan Orsay má k dispozici proof of concept, který může kdykoliv implementovat do praxe. Tím se otevírá prostor pro budoucí inovace, aniž by bylo zapotřebí celý koncept přepracovávat.

Za pouhý měsíc jsme vytvořili nástroj, který dokáže sjednotit všechny podklady do jednoho formátu a uložit je do vyhrazené databáze. Zaměstnanci mají okamžitý přístup k přehledně zpracovaným výstupům a díky úspoře času mají prostor věnovat se strategičtějším úkolům. Standardizace interních dat rovněž umožnila konsolidaci finančních údajů o holdingu, díky čemuž má samotné vedení skupiny vždy k dispozici aktuální data, která jsou klíčová pro efektivní management.

Zvažujete podobné řešení i pro vaši firmu?

Pokud i vy hledáte řešení, které vám či vašim zaměstnancům ušetří čas i energii, napište nám. Společně najdeme možnosti, jak vám AI usnadní každodenní operativu a pomůže efektivněji řídit vaši firmu.