Optimalizace cenových nabídek pomocí AI

I když se většina cenových nabídek nikdy nepromění v reálnou zakázku, k podnikání neodmyslitelně patří. Díky AI zkrátíte dny na minuty a uvolníte ruce svým zaměstnancům.

To mě zajímá

Zrychlete přípravu cenových nabídek

Příprava nabídek je komplexní proces. Například ve výrobních firmách se na její tvorbě podílí obchod, výroba i konstrukce. Obchodní tým musí dodat přesné parametry zakázky, na které navazuje výroba ověřením kapacit. Konstrukce musí zajistit hladkou přípravu a obchodník k výsledným nákladům doplňuje správné marže. Než se všechny tyhle části propojí, uběhnou hodiny. Někdy i dny. A zákazník mezitím může být dávno u konkurence.

Zároveň ale chcete, aby se vaši specialisté věnovali i strategičtějším úkolům, než prostým cenovým kalkulacím. Jenže na ně nezbývá čas. Tým je zavalen operativou.

‍Příprava jedné nabídky tak klidně zaměstná několik odborníků z obchodu, výroby, konstrukce, kontroly kvality, financí i logistiky. Každý z nich něco dohledává, přeposílá, počítá. Tu a tam je navíc potřeba některé kroky zkontrolovat nebo přehodnotit. Lidé totiž často pracují s odhady namísto toho, aby vycházeli z tvrdých dat a podobných zakázek z dřívějška.

Když historie zakázek zůstává nevyužitá

Tvorba cenové nabídky je komplexní a časově náročná činnost. Firmy často pracují pod tlakem a bez možnosti využít historická data z minulých zakázek. To všechno vede k tomu, že:

Příprava cenové nabídky stojí váš tým spoustu času
Strategické úkoly jsou až druhořadou prioritou
Lidé pracují s neúplnými daty nebo zcela spoléhají na odhady
Zaměstnanci pracují pod tlakem a jejich motivace klesá
Obchodníci často lobbují za rychlejší přípravu a „předřazování” jednotlivých zakázek, což negativně ovlivňuje dodržování celé řady dalších procesů ve firmě
S historií podobných zakázek se nepracuje nebo v ní nelze snadno vyhledávat
Na vstupu se může objevit dlouhé zadání, ze kterého je potřeba klíčové informace dohledat ručně
Ceny materiálů, energií i logistiky se neustále mění, proto je potřeba jejich vývoj neustále monitorovat a snažit se predikovat jejich budoucí vývoj
Výsledná cena často nereflektuje reálnou hodnotu pro zákazníka, protože se nepracuje s principem value-based pricing

Zdá se vám to povědomé? Jde to i jinak. S moderními AI nástroji je možné přípravu nabídek zjednodušit, zrychlit a postavit na reálných datech.

Chci změnu

Umělá inteligence vyřeší komplikované procesy za vás

AI zohlední všechna dostupná data a nabídku připraví během pár vteřin. Klidně ještě na první schůzce s klientem. Místo odhadů tak vycházíte z ověřených dat a můžete se okamžitě zaměřit na konkrétní řešení.

Optimalizovat proces naceňování cenových nabídek vám přinese celou řadu výhod:

Domluvit konzultaci

Reagujete rychleji než ostatní – protože kdo odpovídá první, udává tempo
Budujete dobrý první dojem – mluvíte hned k věci a vycházíte z přesných čísel
Nabídku dokážete přizpůsobit zákazníkovi – aby reflektovala jeho historii, preferovaný sortiment nebo objemové slevy
Máte v rukávu i další varianty – AI vám umožní připravit více variant nabídky podle různých scénářů
Šetříte čas celému týmu – odpadá potřeba ručních výpočtů, dohledávání podkladů a opakovaného kontrolování detailů
Zvýšíte přesnost a snížíte chybovost – systém pracuje s aktuálními daty a podle jasně nastavených pravidel
Máte spolehlivý systém, který zná všechna specifika výroby, produktů i služeb – vaše kapacity, technologické limity i cenotvorbu. K tomu všemu přemýšlí v souvislostech a je vám kdykoliv k dispozici

Případová studie

Přečtěte si, jak jsme společnosti THIMM pomohli zkrátit přípravu cenových nabídek z několika dní na pár vteřin.

Funkční řešení už za 3 měsíce

V Gauss Algorithmic stavíme na tom, co už ve firmě funguje. Proto se nejdřív díváme na to, jak cenové nabídky tvoříte. Teprve potom přicházíme s konkrétními návrhy, jak rozšířit stávající systém a celý proces zjednodušit.

A co je nejdůležitější – nemusíte měnit všechno najednou. Řešení dokážeme navrhnout i tak, aby šlo zavádět postupně. Díky tomu můžete začít tam, kde vás to nejvíc pálí, a postupně rozšiřovat celý systém bez zbytečného tlaku na tým nebo rozpočet.

Nezapomeňte, že i když automatizaci začnete využívat na 50 %, z nuly už to je samo o sobě obrovský skok. Najednou se půlka práce výrazně urychlí, eliminují se zbytečné chyby a lidem se uvolní ruce na strategičtější úkoly. Úplně nejlepší na tom všem je, že i když je to teprve začátek, vidíte výsledky

Začneme podrobnou analýzou celého procesu

Zajímají nás vaše postupy při tvorbě nabídek. Jaká data používáte, co ovlivňuje výslednou cenu, kdo se do procesu zapojuje a kde nejčastěji vznikají prodlevy nebo chyby.

Navrhneme konkrétní řešení

Na základě analýzy navrhneme konkrétní podobu AI systému – jaká data bude využívat, jaké výstupy má generovat a jak bude komunikovat s uživateli (např. přes jednoduché rozhraní, v Excelu nebo napojením na CRM/ERP).

Integrujeme řešení do vašeho prostředí

V první fázi jsme s vašimi daty pracovali analyticky – nyní je napojíme technicky. Může jít o interní ceníky, databáze produktů, výrobní náklady, cenové podmínky, logistiku a další podklady, se kterými při nacenění pracujete.

Otestujeme, že všechno správně funguje

Společně ověříme, že návrhy nabídek odpovídají vašim očekáváním. Pokud bude potřeba, upravíme algoritmus výpočtu, výstupní formáty nebo pravidla pro speciální případy.

Už v tomhle kroku máte řešení k dispozici a můžete s ním pracovat. Všechno, co se dál ladí nebo upravuje, už vychází z vašich reálných potřeb a zkušeností z praxe.

Zaškolíme váš tým

Před spuštěním proškolíme vaše pracovníky, kteří budou s nástrojem pracovat. Naučí se, jak nabídky vytvářet, upravovat a prezentovat klientovi.

AI řešení nasadíme do provozu

Po testování nasadíme řešení do reálného provozu. Může jít o samostatnou aplikaci, doplněk k vašemu stávajícímu systému nebo jednoduchý export do PDF/excelu pro komunikaci s klientem.

Chci probrat možnosti

Z jednoduchého řešení k multiagentnímu systému

Může jít o jednoduchý nástroj pro rychlou kalkulaci nebo o komplexní multiagentní systém, který v reálném čase zohledňuje desítky proměnných. Vše záleží na tom, co konkrétně potřebujete automatizovat, zrychlit a zpřehlednit.

Systém složený z různých modulů nastavíme podle vašich priorit. Chcete AI systém, který vás:

Upozorní na nestandardní požadavky v zadání zákazníka (např. nekompatibilní kombinace materiálů nebo tvarů)?
Vyhodnotí rizikovost zakázky (malá marže, extrémní termín, nová technologie) a doporučí řešení?
Automaticky přepočítá nabídku při změně vstupních cen?
Předpoví pravděpodobnost úspěchu nabídky na základě dat z minulosti a charakteristik zákazníka?
Připraví podklady ke schválení? Nebo cenovou nabídku se všemi náležitostmi nachystá a rovnou odešle?

Modulární řešení

Řešení lze navíc postupně rozšiřovat. Cenovou kalkulaci můžete propojit s výrobními kapacitami, napojit na plánování a postupně přejít až k dynamickému řízení výroby. Není to jednorázový projekt, ale systém, který roste s vámi.

Podklad pro výrobní plánování

Cenovou kalkulaci můžete využít i jako výchozí bod pro další procesy – například jako podklad pro výrobní plánování. Postupně tak získáváte nástroj, který propojuje obchod s výrobou a umožňuje přejít na flexibilní, datově řízené plánování celé zakázky.

Škálovatelnost

Co funguje v jednom závodě, můžete snadno nasadit i v dalších. Řešení je navržené tak, aby šlo bez složitých úprav rozšířit do dalších výrobních jednotek, poboček nebo zemí. Získáváte tak jednotný přístup k cenotvorbě a plánování napříč firmou. Bez duplicitní práce, bez zbytečných nákladů.

Je čas přehodnotit tvorbu cenových nabídek

Pokud trávíte hodiny práce nad zakázkami, které jste už jednou řešili, možná je čas zkusit to jinak. Neskládejte znovu to, co už jste skládali tolikrát předtím.

Protože zatímco řešíte to, co by šlo dávno automatizovat, nezbývají vám kapacity na zakázky, které jsou složitější a vyžadují individuální přístup.
‍
S umělou inteligencí můžete rutinu pustit z hlavy. Opakující se nabídky zvládne sama. Rychle, přesně a s využitím dat, která už ve firmě máte. Stejně tak vám pomůže i při přípravě těch komplexnějších – má totiž o všem přehled.

Domluvit schůzku

Kde AI pomáhá — konkrétní příběhy z praxe

Automatizovali jsme zdlouhavé vyhledávání v technických výkresech a jejich přepis do Excelu – místo ruční práce dnes slouží webová aplikace.

Složitý kalkulační systém jsme proměnili v přehledné online řešení s AI podporou, které výrazně zjednodušuje práci obchodnímu týmu.

Firmě s náročným výběrovým řízením jsme zautomatizovali vyhodnocování nabídek, aby se rozhodovala rychleji a na základě jasných dat.

Hledáte inspiraci pro využití AI ve vaší firmě?

Začátky jsou vždycky nejtěžší. Proto jsme do nabídky zařadili náš AI Discovery Workshop – dvoudenní formát, ve kterém společně najdeme oblasti, kde má AI ve vaší firmě reálný přínos. Žádná teorie, žádné univerzální návody. Jen konkrétní nápady, jejich proveditelnost a jasný plán, odkud má smysl začít.

Chci AI Discovery Workshop

Odpovědi na nejčastější otázky

Nevyjde nás vývoj AI řešení příliš draho?

Řešení navrhujeme podle rozsahu a složitosti toho, co opravdu potřebujete. Můžeme začít jednodušším modulem, který přinese rychlý přínos s minimálními náklady, a teprve časem přidávat další funkce.

Bude potřeba absolvovat nějaké školení?

AI systémy navrhujeme tak, aby byly co nejpřirozenější pro uživatele, kteří je budou denně používat. Před nasazením vás samozřejmě zaškolíme, abyste měli jistotu, že všemu rozumíte.

Musíme mít všechna data dokonale připravená předem?

Nemusíte. Společně se podíváme, jaká data máte k dispozici, jak s nimi pracujete a co z nich lze vytěžit. Následně navrhneme postup, který vychází z vaší aktuální situace.

Co když nemáme dostatek historických dat pro trénování modelu?

Pokud je dat zatím málo, nebudeme v dané oblasti model nasazovat. Zaměříme se na části procesu, kde jsou vstupy dostatečné. Ostatní části můžeme řešit později. Jakmile se data nasbírají, model lze doplnit nebo upravit.

Umí AI pracovat s výjimkami a nestandardními zakázkami?

Ano. Systém může využívat pravidla, výjimky i manuální vstupy tam, kde je potřeba lidské rozhodnutí. AI se postará o rutinní části procesu a upozorní na situace, které vybočují. Právě ty pak může řešit člověk s větší přesností a kontextem.

Co když se změní ceny nebo podmínky?

Řešení může být napojeno na aktuální ceníky, databáze nákladů i externí vstupy (např. logistiku, materiály). Jakmile dojde ke změně, umělá inteligence nabídku automaticky přepočítá podle nových parametrů.

Dokáže AI připravit víc variant cenových nabídek?

Samozřejmě. Můžete si nechat vygenerovat klidně několik variant nabídky podle různých scénářů – například rychlejší dodání, nižší ceny nebo vyšší marže.

Jak dlouho trvá zavedení AI do procesu nacenění?

Záleží na rozsahu řešení a připravenosti dat. U jednodušších projektů můžete mít první funkční verzi během několika týdnů. Pokud jde o komplexnější propojení s dalšími systémy nebo hlubší automatizaci, počítáme s horizontem několika měsíců. Vždy ale navrhujeme takový postup, který vám přinese požadovanou hodnotu co nejdříve.